donderdag 10 maart 2011

Keuzelijsten in metadata velden: keuzelijsten, externe lijsten of standaard lijsten?

Voor metadata velden in lijsten en bibliotheken kunnen keuzelijsten gebruikt worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een metadata veld dat vaste waarden als Afdelingsnaam of DocumentStatus bevat.

Hiervoor zijn de volgende mogelijkheden:
- Gebruik maken van vaste lijsten, b.v. gebruikersgegevens
- Gebruik van keuzelijsten die gedefinieerd worden bij het veld zelf (zie bibliotheek of lijst instellingen)
- Gebruik maken van de waarden in een externe lijst

Wanneer meerdere lijsten en/of bibliotheken gebruik maken van dezelfde keuzelijsten, is het verstandig om de waarden hiervan vast te leggen in een aparte centrale lijst en hiervan in een keuzeveld gebruik te maken. Wanneer keuze waarden veranderd moeten worden, kan dat in deze centrale lijst gebeuren.

Zijn er reeds standaard lijsten beschikbaar, zoals gebruikersgegevens, gebruik deze dan en maak niet zelf aparte lijsten of keuzelijsten aan met daarin zelfingevoerde namen. De standaard lijsten, als gebruikersgegevens, kunnen actueel aangenomen worden en zijn dus van grotere waarden dan zelf opgestelde en zelf te onderhouden lijsten.

Let op:
Gebruik van zelf in te vullen waarden bij keuzelijsten is in veel gevallen af te raden. Het kan zorgen voor vervuiling van deze lijsten en vormt daarom een gevaar voor de standaardisatie van meta data.

SharePoint 2010: Taxonomieen:
In SharePoint 2010 kunnen, op organisatieniveau, taxonomieen worden gedefinieerd die als basis kunnen dienen voor keuzevelden.

Wat is een taxonomie? Een boomstructuur waarin een vaste indeling van trefwoorden is gedefinieerd, b.v. regio's, landen, provincies. Zie ook: Wikipedia: Taxonomie.

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen